Quali professioni hanno l'obbligo della firma digitale?

Abolizione della procura speciale e obbligo di domicilio digitale per gli amministratori: l'obbligo di firma digitale si estende

La firma digitale è ormai uno strumento essenziale per migliaia di professionisti: avvocati, commercialisti, medici e ingegneri la usano quotidianamente per attività come il deposito degli atti e la trasmissione di documentazione ufficiale verso enti della Pubblica Amministrazione, imprese e cittadini. Il 2025, però, segna una svolta epocale per la firma digitale: con l'abolizione della "procura speciale" e l'obbligo per gli amministratori di comunicare il proprio domicilio digitale entro il 31 dicembre, il possesso di una firma digitale diventa un requisito indispensabile non soltanto nei rapporti con la PA, ma anche per l’adempimento dei propri doveri di titolare o amministratore di un’azienda.

Firma digitale: il pilastro della digitalizzazione

La firma digitale è regolata in Italia da due testi fondamentali, il Regolamento europeo eIDAS, che definisce il quadro giuridico per l'identificazione elettronica e i servizi fiduciari (firme e sigilli elettronici), e il Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), che è la normativa di riferimento per quanto riguarda la digitalizzazione dei rapporti tra PA, cittadini e imprese.

Il Regolamento eIDAS  identifica  i tre tipi di firma elettronica (semplice, avanzata e qualificata) ed equipara la Firma Elettronica Qualificata (FEQ) alla firma autografa. Obbliga inoltre gli Stati membri a riconoscere le firme elettroniche provenienti da altri Paesi UE.

Il CAD, che recepisce e integra i principi espressi nell’eIDAS, introduce il concetto italiano di firma digitale come forma di firma qualificata e la associa a tre elementi di sicurezza:

• Autenticità, ovvero la certezza dell’identità del firmatario;
• Integrità, cioè la garanzia che il documento non sia stato modificato dopo la firma;
• Non ripudio: il firmatario non può negare di aver sottoscritto il documento.

A dieci anni dall’entrata in vigore del Regolamento eIDAS, la firma digitale è diventata uno strumento fondamentale per la gestione dei rapporti tra Pubblica Amministrazione, cittadini e imprese. 

Come funziona l’obbligo di firma digitale?

Dall’armonizzazione di eIDAS e CAD derivano specifici obblighi in materia di firma digitale. L’uso della firma digitale è obbligatorio per esempio per notifiche telematiche di atti giudiziari, per i documenti sanitari e per la gestione di pratiche camerali. In particolare, è obbligatorio usare la firma digitale:

• Nei contratti con la PA (incluse le fatture elettroniche verso la PA);
• Per gli adempimenti verso la PA, come quelli previdenziali e assistenziali (comunicazioni obbligatorie, richiesta DURC, etc.);
• In atti pubblici informatici (deposito bilanci, atti societari, etc.);
• Nelle ricette elettroniche, nei certificati di malattia e nei referti digitali;
• Per il deposito di atti giudiziari nel Processo Civile Telematico;
• Per l’invio di pratiche telematiche, per esempio quelle relative ad attività edilizie (SUE/SUAP) o destinate al Registro delle Imprese.

L’obbligo di firma digitale, quindi, riguarda una vasta schiera di professionisti, che vanno dagli avvocati ai tecnici come architetti, ingegneri e periti, ma includono anche medici e operatori sanitari, consulenti del lavoro e funzionari pubblici.

Quali professionisti hanno l’obbligo di firma digitale?

Tra le categorie professionali che non possono fare a meno di una firma digitale ci sono:

• Avvocati, notai e operatori del diritto: la firma è obbligatoria per il Processo Civile Telematiche, per le notifiche via PEC e per l’accesso ai portali della giustizia;
• Architetti, ingegneri, geometri e periti, che la usano per firmare progetti, relazioni tecniche, attestati e pratiche edilizie da trasmettere al Comune o al Catasto;
• Commercialisti e revisori contabili, che sottoscrivono bilanci e comunicazioni verso l’Agenzia delle Entrate
• Consulenti del lavoro, che firmano le comunicazioni verso INPS, INAIL e Ministero del Lavoro;
• Medici e operatori sanitari per la certificazione telematica;
• Funzionari della Pubblica Amministrazione, che sono tenuti a firmare digitalmente determine, delibere, atti amministrativi e contratti.

Inoltre, indipendentemente dal settore dell’attività, chiunque ricopra ruoli decisionali in un’azienda è tenuto ad usare la firma digitale. A partire da marzo 2025, infatti, è stata progressivamente abolita la delega di firma (procura speciale) per le pratiche al Registro delle Imprese: imprenditori, legali rappresentanti di società e titolari di ditte individuali sono tenuti a firmare direttamente le pratiche telematiche destinate al Registro delle Imprese. I commercialisti possono ancora predisporre e inviare i documenti, ma si limitano a controfirmarli per la trasmissione telematica. L’intermediario è insomma responsabile della correttezza formale, ma la paternità del contenuto resta in capo all’imprenditore.

L’obbligo di firma digitale per imprenditori e amministratori di società

Abbiamo visto che la firma digitale è obbligatoria per l’emissione di fatture verso la PA, per la partecipazione a bandi e gare d’appalto pubbliche e per la sottoscrizione di richieste e documenti telematici indirizzati alle Camere di Commercio. Da quest’anno, però, sarà ancora più difficile gestire la propria attività senza una firma digitale.

Con l’abolizione della procura speciale, avvenuta tramite circolari e disposizioni promulgate da Unioncamere e dalle singole Camere di Commercio, la firma digitale è infatti diventata un “obbligo” pratico per moltissimi professionisti. A ciò si aggiungono la Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, art. 1, comma 860) e il DL 159/2025, che impongono agli amministratori di possedere e comunicare il proprio domicilio digitale (PEC) personale entro il 31 dicembre 2025.

Poiché tale comunicazione è un atto personale da indirizzare al Registro delle Imprese, richiede la firma digitale della documentazione da parte dell’interessato. Perciò, a partire dal 1 gennaio 2026, la firma digitale è indispensabile per mantenere la carica e assolvere ai doveri di trasparenza societaria.

L'omessa comunicazione del domicilio digitale dell'amministratore o la mancata firma degli atti obbligatori comporta sanzioni pecuniarie che possono colpire tanto gli amministratori di società (la sanzione va da 103 a 1.032 euro) quanto i titolari delle imprese individuali, che rischiano una sanzione amministrativa compresa tra 10 e 516 euro. Oltre alla sanzione, la mancata comunicazione della PEC comporta lo scarto automatico dal sistema informatico delle Camere di Commercio di ogni pratica che non sia firmata digitalmente dal legale rappresentante.