Validità legale della firma digitale

Guida alla firma digitale dei documenti: valore legale, marche temporali, formati PDF e verifica delle firme

La firma digitale è oggi lo strumento fondamentale per sottoscrivere atti, contratti e documenti a distanza. A differenza di una semplice firma scansionata o applicata su tablet, la firma digitale garantisce pieno valore legale, autenticità del firmatario e immodificabilità del testo.

Vediamo dunque come la firma digitale si distingue dalle altre firme elettroniche, quali documenti consente di firmare e come assicurarne la validità nel tempo grazie alla marca temporale e alle procedure di verifica.

Cos’è la firma digitale e qual è il suo valore legale

La firma digitale (o Firma Elettronica Qualificata - FEQ) è, tra le firme elettroniche, quella che garantisce il più alto livello di sicurezza. A differenza della Firma Elettronica Semplice (FES) e della Firma Elettronica Avanzata (FEA), la firma digitale è esplicitamente equiparata alla firma autografa apposta in presenza. 

Per comprendere meglio questa distinzione, ricordiamo brevemente le caratteristiche delle diverse tipologie di firma elettronica previste dall’ordinamento italiano e comunitario: 

• Firma Elettronica Semplice: è una combinazione di “dati in forma elettronica acclusi o associati logicamente ad altri dati elettronici”, nonché la modalità più semplice per sottoscrivere moduli o registri. Ha una validità legale molto limitata, in quanto può essere disconosciuta con estrema facilità;
• Firma Elettronica Avanzata: è una firma che richiede, ai sensi del CAD e del regolamento eIDAS, l’identificazione univoca del firmatario e deve garantire autenticità e integrità del documento sottoscritto, perciò, per la maggior parte dei documenti, ha lo stesso valore giuridico della firma autografa. Non può essere usata per gli atti che richiedono la forma scritta a pena di nullità (come i contratti immobiliari stabiliti dall'art. 1350 c.c.);
• Firma Digitale: richiede, oltre a tutte le caratteristiche della FEA, l’esistenza di un dispositivo sicuro di firma (Smart Card, Token USB, HSM) e di un fornitore accreditato presso l’AgID che si occupi di emettere un certificato di firma qualificato e di verificare l’identità del firmatario. Ha lo stesso valore legale della firma autografa apposta in presenza.

La validità dei documenti firmati digitalmente

Qualsiasi documento sottoscritto con firma digitale o FEQ ha piena efficacia probatoria ai sensi dell’articolo 2702 del Codice Civile in quanto garantisce:

• Integrità del documento;
• Autenticità del firmatario, identificato tramite un certificato rilasciato da un ente accreditato;
• Non ripudiabilità della firma.

Questo tipo di firma elettronica può quindi essere usata per la sottoscrizione a norma di legge di qualunque tipo di documento - dai contratti agli atti del Processo Telematico - fino ai contratti preliminari di compravendita (per l'atto definitivo di vendita occorre comunque il rogito notarile).

Una cosa molto importante da sapere è che solitamente il certificato di firma digitale ha una validità di tre anni, e che la firma applicata dopo la scadenza del certificato non può essere considerata valida. Ciò significa che la verifica di una firma apposta anni fa potrebbe dare esito negativo proprio perché il certificato risulta scaduto. Per ovviare a questo problema, alla firma digitale viene associata una marca temporale, una sorta di “sigillo” che associa il documento, con relativa firma, a una data e un'ora certe e legalmente opponibili a terzi.

Un documento sottoscritto con firma digitale e marcato temporalmente, ai sensi del Regolamento eIDAS, conserva il suo pieno valore legale per 20 anni, a prescindere dalla data di scadenza del certificato di firma.

Come firmare digitalmente un PDF?

Per firmare un documento usando la firma digitale è necessario avere a disposizione un kit di firma attivo (chiavetta USB/Smart Card con lettore) o, nel caso della firma digitale remota, del software di firma - molto spesso un’app per smartphone - messa a disposizione dal fornitore di servizi prescelto. 

La maggior parte delle app di firma permettono di sottoscrivere un file PDF semplicemente trascinandolo all’interno della schermata principale. A quel punto è necessario scegliere quale formato di firma apporre, scegliendo tra:

• CAdES (.P7M): inserisce il PDF all’interno di un involucro crittografato, in formato P7M, che può essere letto solo da software specifici;
• PAdES (.PDF): incorpora la firma direttamente all’interno del documento in formato PDF, in modo che la firma sia visibile con qualsiasi lettore PDF.

Chi ha un certificato di firma installato su token USB o Smart Card può firmare anche direttamente aprendo il documento con Adobe Acrobat Reader, selezionando “Certificati” all’interno del menu “Strumenti” e cliccando su “Firma digitalmente”.

Verifica della validità della firma digitale

Verificare la validità della firma digitale di un documento è fondamentale ogniqualvolta si ricevono contratti, fatture elettroniche, atti o documenti giuridici sottoscritti con firma digitale. Come dicevamo, infatti, il certificato di firma potrebbe essere scaduto, e di conseguenza la firma potrebbe essere non valida. 

Il controllo della firma digitale può essere eseguito tramite servizi web gratuiti oppure usando il proprio software di firma. In ogni caso, è sufficiente caricare il documento da verificare e seguire le indicazioni del servizio o software.

Al termine della verifica, è possibile visualizzare l’esito del controllo, l’identità del firmatario e lo stato di validità del certificato al momento della firma. L’esito negativo può essere di due tipi:

• Firma scaduta: il certificato di firma è scaduto e il documento è sprovvisto di marcatura temporale;
• Firma non valida: può succedere per diverse ragioni, per esempio perché il certificato è stato revocato o perché il documento risulta modificato dopo la firma. In questo caso è importante seguire le indicazioni del software. Nella maggior parte dei casi, è necessario contattare il mittente del file per richiedere l’invio di un nuovo documento.

Questo tipo di verifica è l’unico modo per garantire l’efficacia probatoria di un documento di fronte alla legge. La verifica delle firme digitali, inoltre, permette di generare un report di verifica ufficiale da conservare agli atti.